1. OBJETIVO

1.1 Objetivo general

Garantizar la gestión adecuada de las cookies y tecnologías similares utilizadas en los portales, aplicaciones y plataformas digitales de la organización, asegurando:

• La transparencia con los usuarios.
• El cumplimiento de la normativa aplicable en materia de privacidad y comunicaciones electrónicas (incluyendo, cuando corresponda, la normativa de la Unión Europea/Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza).
• El soporte a la mejora continua dentro del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.

1.2 Objetivos específicos

• Informar de manera clara y accesible a los usuarios sobre el uso, finalidad, tipos y proveedores de las cookies utilizadas por QSystems.
• Establecer criterios para la recolección, almacenamiento y tratamiento de la información obtenida a través de cookies, incluyendo la base legal aplicable por tipo de cookie (estrictamente necesarias vs. no esenciales).
• Promover la protección de los datos personales de los usuarios conforme a la normativa vigente en protección de datos y comunicaciones electrónicas.
• Definir responsabilidades internas para la gestión y control de las cookies en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
• Facilitar mecanismos que permitan a los usuarios aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies según sus preferencias, garantizando que la retirada del consentimiento sea tan sencilla como su otorgamiento.

2. ALCANCE

Esta política aplica a todos los sitios web, aplicaciones y plataformas digitales administradas por QSystems, así como a los colaboradores responsables de su diseño, desarrollo, implementación, gestión y mantenimiento.

Incluye la implementación y uso de cookies propias y de terceros, así como otras tecnologías similares de seguimiento (por ejemplo, píxeles de seguimiento, etiquetas, identificadores de dispositivo o tecnologías basadas en almacenamiento local del navegador).

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los procesos relacionados con el desarrollo, operación y mejora de los servicios digitales bajo el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.

En particular:

• Para usuarios ubicados en el Espacio Económico Europeo (EEE/UE), Reino Unido y Suiza, el uso de cookies no esenciales (analíticas, de preferencias y de marketing) se basa en el consentimiento previo, libre, informado e inequívoco del usuario.
• QSystems podrá aplicar el mismo estándar de transparencia y control al resto de usuarios, mostrando el banner de cookies por defecto a todos los visitantes de sus portales.

3. DEFINICIONES

• Cookie: pequeño archivo de texto que un sitio web almacena en el dispositivo del usuario con el fin de recordar información sobre su navegación.
• Tecnologías similares: mecanismos técnicos que permiten almacenar o acceder a información en el dispositivo del usuario, como píxeles de seguimiento, etiquetas, identificadores de dispositivo, almacenamiento local del navegador u otras tecnologías equivalentes que se utilicen con fines similares a las cookies.
• Cookies propias: cookies instaladas directamente por QSystems en sus sitios web o aplicaciones.
• Cookies de terceros: cookies instaladas por proveedores externos autorizados (por ejemplo, herramientas de analítica o plataformas de publicidad), con fines de análisis, publicidad o prestación de servicios adicionales.
• Cookies técnicas o necesarias: permiten la navegación básica y el uso de funciones esenciales del sitio web (gestión de sesión, seguridad, equilibrio de carga, etc.). Sin estas cookies el sitio no puede funcionar correctamente.
• Cookies de análisis o rendimiento: permiten medir y analizar la interacción de los usuarios con los portales (páginas visitadas, clics, tiempo de permanencia, errores de carga, etc.) con el fin de mejorar su funcionamiento y la experiencia de usuario.
• Cookies de personalización o preferencias: permiten recordar información para que el usuario acceda al servicio con determinadas características, como el idioma, la región o ciertos ajustes de interfaz.
• Cookies de publicidad o marketing: se utilizan para mostrar anuncios relevantes basados en los intereses del usuario, medir la eficacia de campañas y, en su caso, realizar publicidad comportamental o remarketing.
• Gestión de cookies: procedimiento mediante el cual los usuarios pueden aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies en los portales de QSystems, tanto a través del banner de cookies como mediante el enlace persistente «Configurar cookies».
• Consentimiento: manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la cual el usuario acepta, mediante una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales a través de cookies no esenciales.
• Base legal: fundamento jurídico que legitima el tratamiento de datos personales. En materia de cookies, las cookies estrictamente necesarias se apoyan en la necesidad para prestar el servicio solicitado, mientras que las cookies no esenciales (preferencias, analíticas y marketing) se basan en el consentimiento del usuario.

4. RESPONSABILIDADES Y CONTROLES INTERNOS

4.1 Responsable del proceso

El área de fábrica de software es responsable de implementar, configurar y mantener los sistemas que gestionan las cookies en los portales y aplicaciones de QSystems, incluyendo:

• La correcta integración del gestor de consentimiento (CMP) o solución equivalente.
• El bloqueo previo de cookies no esenciales hasta el otorgamiento del consentimiento.
• La actualización técnica cuando se incorporen nuevas herramientas o servicios que hagan uso de cookies.

4.2 Responsable de cumplimiento

El área de Calidad y Cumplimiento Normativo se encargará de:

• Revisar periódicamente esta política, asegurando su alineación con la legislación vigente en materia de protección de datos y comunicaciones electrónicas.
• Verificar la coherencia con las mejores prácticas aplicables a usuarios del EEE/UE, Reino Unido y Suiza.
• Coordinar, junto con TI y otras áreas, la implementación de acciones correctivas cuando se detecten desviaciones.

4.3 Controles internos

4.3.1 Revisión periódica

• Esta política se revisará cuando se presenten cambios normativos, tecnológicos u organizacionales relevantes.
• Adicionalmente, se realizará una revisión trimestral del inventario de cookies detectadas en los sitios y aplicaciones de QSystems, actualizando la tabla de cookies y esta política cuando proceda.

4.3.2 Validación de proveedores

• Cualquier cookie de terceros deberá contar con evaluación previa y autorización, verificando que el proveedor cumple con la legislación aplicable en materia de protección de datos, incluidas, cuando existan, las transferencias internacionales y garantías adecuadas.

4.3.3 Registro de consentimientos y versiones

• QSystems mantendrá un registro de los consentimientos de cookies (por ejemplo, fecha, configuración elegida, lengua/país y, en su caso, señales de marcos de transparencia y consentimiento como IAB TCF, si se implementan).
• Se conservará igualmente un registro de las versiones de esta política y de los textos utilizados en el banner y el panel de configuración.

4.3.4 Capacitación interna

• Los colaboradores de las áreas involucradas recibirán formación periódica (al menos anual) sobre la gestión responsable de cookies y la protección de datos personales relacionada.

4.3.5 Gestión de incidentes

• Cualquier incidente relacionado con el uso indebido o no autorizado de cookies deberá ser reportado de inmediato al área de TI y al área de Calidad, para activar el procedimiento de acciones correctivas y, en su caso, de gestión de incidentes de seguridad.

4.3.6 Pruebas de experiencia de usuario (UX)

• Se realizarán pruebas periódicas para verificar que las opciones «Aceptar todas» y «Rechazar todas» en el banner son igualmente visibles y accesibles, y que no existen patrones oscuros (dark patterns) que puedan inducir al usuario a consentir de forma engañosa.

4.3.7 Mejora continua

• Los resultados de auditorías internas, revisiones por la dirección y la retroalimentación de usuarios serán considerados para actualizar y mejorar esta política y los mecanismos de gestión de cookies.

5. FINALIDADES Y PROVEEDORES

5.1 Categorías de cookies por finalidad

5.1.1 Cookies necesarias

Finalidad: autenticación, gestión de sesiones, seguridad, equilibrio de carga y otras funciones técnicas imprescindibles para el funcionamiento del sitio o la prestación del servicio solicitado por el usuario.

Base legal: necesidad para la prestación del servicio y, en su caso, interés legítimo en garantizar la seguridad y operatividad de los sistemas.

Estas cookies no requieren consentimiento, aunque el usuario puede deshabilitarlas desde la configuración de su navegador (lo que podría afectar al funcionamiento del sitio).

5.1.2 Cookies de preferencias

Finalidad: recordar el idioma, la región, la configuración de interfaz u otras preferencias del usuario (por ejemplo, cookies del CMS o de la plataforma web utilizadas para recordar ajustes de visualización).

Base legal: consentimiento del usuario, cuando resulte requerido por la normativa aplicable.

5.1.3 Cookies analíticas

Finalidad: medir y analizar el tráfico web, las interacciones de los usuarios y el rendimiento de los portales, con el fin de mejorar contenidos, navegación y funcionalidades.

Proveedores típicos: Google Analytics 4, Microsoft Clarity y otros proveedores autorizados que QSystems pueda incorporar.

Base legal: consentimiento del usuario.

En el EEE/UE y Reino Unido, estas cookies se consideran no esenciales y se activan únicamente cuando el usuario las acepta de forma expresa en el banner o en el panel de configuración.

5.1.4 Cookies de marketing

Finalidad: mostrar anuncios personalizados, realizar medición de campañas y, en su caso, remarketing o publicidad basada en el comportamiento del usuario.

Proveedores típicos: Google Ads, Meta Pixel (Facebook/Instagram) y otras plataformas de publicidad autorizadas.

Base legal: consentimiento del usuario.

5.2 Base legal por tipo de cookie

• Cookies estrictamente necesarias: se utilizan en la medida imprescindible para prestar el servicio solicitado por el usuario (por ejemplo, mantener su sesión o recordar su configuración de cookies). No requieren consentimiento, pero se informan en esta política por motivos de transparencia.
• Cookies no esenciales (preferencias, analíticas, marketing): requieren el consentimiento previo del usuario, que se solicita mediante el banner de cookies y puede retirarse en cualquier momento a través del enlace «Configurar cookies» disponible de forma permanente en el sitio.

Cuando QSystems implemente publicidad programática o marcos de transparencia y consentimiento (por ejemplo, IAB TCF v2.2), los usuarios verán en el panel de configuración el detalle de proveedores y finalidades adicionales asociadas a estas cookies.

6. LISTADO DE COOKIES

La siguiente tabla recoge las cookies principales utilizadas en los portales de QSystems. El detalle puede variar en función de las actualizaciones técnicas, por lo que se revisará al menos de manera trimestral y cuando se incorporen nuevos servicios o proveedores.

Las cookies indicadas como QSystems (propia) son de primera parte; las restantes son cookies de terceros.

En caso de utilizarse otras cookies (por ejemplo, asociadas a Microsoft Clarity u otras herramientas analíticas o de marketing), estas se mostrarán de forma detallada en el panel «Configurar cookies» y se incluirán en la versión actualizada de esta tabla.

7. GESTIÓN DEL CONSENTIMIENTO

7.1 Banner de cookies (primera capa)

En el primer acceso del usuario al sitio web (y cuando haya cambios relevantes en esta política o transcurra el período de vigencia del consentimiento), se mostrará un banner de cookies visible que incluirá, al menos:

• Información básica sobre el uso de cookies y un enlace a esta Política de Cookies.
• Botones de igual relevancia para: «Aceptar todas» las cookies no esenciales, «Rechazar todas» las cookies no esenciales y «Configurar cookies» para acceder a una configuración más granular.

Hasta que el usuario haya realizado una elección explícita:

• Solo se activarán las cookies estrictamente necesarias.
• Las cookies de preferencias, analíticas y marketing permanecerán bloqueadas (no se instalarán ni se enviarán datos a los proveedores correspondientes).

7.2 Panel de configuración (segunda capa)

Al seleccionar «Configurar cookies», el usuario accederá a un panel donde podrá:

• Activar o desactivar las categorías de cookies por finalidad (preferencias, analíticas, marketing).
• Consultar información adicional sobre las categorías y, en su caso, sobre los proveedores asociados.

Las opciones de cada categoría estarán desactivadas por defecto (sin casillas premarcadas), de modo que el usuario otorgue su consentimiento mediante una acción afirmativa clara.

7.3 Retirada y modificación del consentimiento

El usuario puede aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies en cualquier momento mediante el botón o enlace:

👉 «Configurar cookies»

Este enlace estará disponible de forma persistente en el pie de página o menú del sitio, permitiendo modificar la configuración o retirar el consentimiento con la misma facilidad con la que se otorgó.

Adicionalmente, el usuario puede eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. No obstante, esto puede afectar al funcionamiento normal del sitio web, especialmente en lo que respecta a las cookies necesarias.

7.4 Ajustes técnicos asociados

• QSystems podrá utilizar mecanismos técnicos como Google Consent Mode v2 para adaptar el comportamiento de herramientas como Google Analytics a la elección de cookies realizada por el usuario (por ejemplo, anonimización o modelado limitado cuando no haya consentimiento).
• Las herramientas de analítica como Microsoft Clarity se bloquearán hasta que el usuario haya aceptado las cookies analíticas.

8. CONTACTO

Para cualquier consulta o para ejercer sus derechos relacionados con el uso de cookies y la protección de datos personales, el usuario puede comunicarse con QSystems a través de:

📧 soporte@qsystems.com.co

El usuario puede encontrar información adicional sobre el tratamiento de sus datos personales en la Política de Seguridad de Datos Personales y demás políticas corporativas de QSystems.

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